Comment mettre en place une mutuelle entreprise ?

Mutuelle Entreprise

Quelles sont les étapes de la mise en place d'une mutuelle d'entreprise ?

La mise en place d’une mutuelle entreprise est un événement important dans la vie d’une société. Plusieurs étapes sont à prévoir pour la mise en place d’un contrat d’assurance des frais de Santé pour les employés de la société :

  • Vérification des obligations réglementaires,
  • Choix du niveau de garantie / de prestations pour l’entreprise,
  • Choix de l’assureur et de l’intermédiaire en charge de la gestion,
  • Présentation aux salariés et mise en place du contrat
  • Transmission des éléments à votre expert comptable ou personnel en charge de la paie (taux de cotisation et participation de l’entreprise)

Vérification de vos obligations réglementaires : l’importance de la CCN

Votre entreprise évolue dans un secteur d’activité spécifique. Ce secteur est déterminé par un code NAF (« Nomenclature des Activités Françaises » ou Code APE pour « Activité principale exercée »).

Votre code NAF déterminera alors la conventions collective nationale à laquelle votre entreprise sera soumise. Par exemple, une société de conseil en informatique aura un code NAF 7112B ( Ingénierie, études techniques). Ce code NAF vous soumet aux obligations de la convention collective nationale de votre activité. Ici vous serez le plus souvent sous la CCN du Syntec dont le numéro de d’identification est le 1486 et le numéro de Brochure 3018.

Une fois déterminée la CCN sous laquelle vous exercez votre activité vous devrez sélectionner un contrat répondant aux obligations de prestations dictées par la convention collectives. Certaines CCN sont libres et n’instituent pas de panier de soins minimal (commerce de gros par exemple). D’autres prévoient des paniers de soins minimums très précis voir des structures de cotisation très spécifique (comme par exemple une cotisation adulte + enfants dans la CCN Syntec).

En complément du respect de la convention collective, votre contrat d’assurance devra respecter les obligations liées à un contrat Responsable (pour bénéficier des mécanismes  fiscaux de déductibilité) et à partir du 01/01/2020 respecter la réforme du 100% Santé

 

Choix du niveau de garantie, structure de cotisation, catégorie objective...

Premier élément qui va conditionner le contrat que vous sélectionnerez : le budget.

Il va dépendre du niveau de garantie ou de prestations que vous choisirez pour vos salariés et le niveau de participation de l’entreprise (qui doit être au minimum de 50% pour le cas général) .

Vous devez également réfléchir à des éléments importants : Offrir le même niveau de garantie pour tous les salariés ou un contrat dédié pour des catégories objectives (non-cadres, cadres ou ensemble du personnel.

Enfin vous devez définir la structure des cotisations souhaitées : Salariés seulement ; Salarie Isolé ou Famille ; salarié, adultes enfant ; 1, 2 3 personnes et plus…

A noter : pour les contrats sur-mesure (au-delà de 30 salariés) nous pourrons étudier la mise en place de contrat d’assurances sur-complémtaires non-responsables à adhésion facultatitve ou obligatoire. 

Choix de l'assureur et de votre intermédiaire

Le choix de la compagnie d’assurance et de l’intermédaire assurant la gestion de votre contrat est un élément très important. 

La tarification et les prestations sont importantes mais la capacité à gérer vos remboursements, réaliser des avenants au contrat, gérer un volumétrie importante est primordiale. 

La mise en place du contrat d'assurance dans l'entreprise

Une fois le contrat d’assurance sélectionné et l’assureur identifié vous devrez informer les salariés et les éventuelles instances de représentation du personnel, en leur transmettant les notices d’information émises par les assureurs.

Pour mettre en place le contrat d’assurance, l’entreprise doit respecter un formalisme précis et rigoureux pour l’instauration d’une mutuelle entreprise.

Sur le point du formalisme, la mise en place du contrat doit être faite soit :

  • Par Négociation ou la mise en place d’un accord collectif au niveau de l’entreprise,
  • Par application d’un accord de branche,
  • Par referendum proposé par le chef d’entreprise et ratifié à la majorité des salariés ,
  • Par Décision unilatérale de l’employeur (due). Cette dernière doit alors faire l’objet d’une information aux salariés (liste d’émargement avec communication de la DUE et de la notice du contrat retenu).

Transmission des éléments au service paie ou à votre expert comptable

Les taux de cotisations en % de plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS) constituent le coût mensuel du contrat d’assurance mutuelle des salariés.

les taux du contrat ainsi que les structures de cotisation (salariés / isolé / enfant…), la participation de l’employeur doivent être tranmis aux personnes responsables du service paie de votre entreprise. L’ensemble de ses éléments seront repris mensuellement dans les fiches de paies de l’ensemble des salariés de l’entreprise. 

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