Quel est le fonctionnement des charges récupérables sur les locataires ?

Tout savoir sur les charges récupérables sur les locataires

Outre les questions de loyer, les charges locatives doivent faire l’objet de convention claire dans le contrat de bail (notamment en cas de récupération par l’assurance loyer impayé). Les charges à récupérer sur les locataires se paient soit au réel soit en mode forfaitaire. La compréhension de ces concepts s’avère nécessaire avant de louer votre immobilier. Tour d’horizon des charges locatives récupérables sur les locataires !

Les charges locatives : de quoi s’agit-il ?

Les propriétaires des immobiliers en location sont soumis à diverses charges relatives à leurs biens. En effet, les maisons et les appartements loués exigent des travaux d’entretien, comme ceux liés aux systèmes électriques. On distingue également la réparation du système de chauffage, les charges de gardiennage, le remplacement des produits consommables (ampoules…). Ces dépenses locatives sont généralement à la charge des locataires, vu que ceux-ci profitent des avantages des services correspondants. Cela correspond alors aux charges à récupérer. Cependant, certaines dépenses non récupérables restent à la charge des propriétaires. Lorsque des travaux visent à améliorer l’état global de l’immobilier, les charges reviennent aux bailleurs. Ces dépenses concernent, par exemple, le ravalement, les gros travaux et la toiture. Les frais de syndic ainsi que les assurances ne se répercutent pas aux locataires. Dans le cas où des actes de vandalisme auraient causé des dégâts à la propriété, le bailleur se charge de la réparation.

Les charges locatives récupérables

Les locataires sont tenus de rembourser les dépenses directement liées à l’occupation des logements. Le décret du 26 août 1987 explique clairement quelles charges sont dites récupérables et en dresse les listes. Les locataires doivent s’acquitter des dépenses sur les parties communes. Ainsi, les charges de combustible et d’électricité, de chauffage collectif et d’eau sont récupérables. Les propriétaires peuvent facturer l’entretien des espaces collectifs aux locataires (sacs en plastique, balai, chiffons, produits de désinfection…). Il en est de même pour les taxes liées à l’eau. Les locataires doivent rembourser le droit au bail, les taxes de balayage et d’enlèvement d’ordures ménagères. Au cours de l’année, de petites réparations et des entretiens courants s’avèrent incontournables. Il s’agit, par exemple, des cas de panne du chauffe-eau. Ces dépenses restent récupérables aux locataires.

Charges locatives récupérables en location vide

Les charges récupérables se calculent généralement au réel lorsque l’immobilier est loué au vide. Ce mode de calcul signifie que les montants facturés aux locataires correspondent à leurs dépenses effectives. Pour la facturation, les propriétaires se basent d’abord sur les charges de l’année précédente. Ces charges sont scindées en 12 pour que les locataires puissent effectuer les paiements mensuellement. À la fin de l’année, les bailleurs vérifient si la somme des provisions de charges a couvert les dépenses réelles. Si les montants récupérés sont insuffisants, ils demandent aux locataires de compléter les paiements. Par contre, en cas de trop-perçu, les propriétaires doivent effectuer des remboursements. Lorsque le bail est conclu avec des colocataires, le contrat en location vide peut être associé à des charges forfaitaires.

Charges locatives récupérables en location meublée

En cas de location meublée, le bailleur choisit entre charges locatives forfaitaires ou au réel. Si un forfait est établi dans le contrat de bail, le locataire ne paie que le montant convenu. Quelles que soient les dépenses effectuées, aucune récupération n’est possible. Dans un contexte où les charges récupérables se calculent au réel, le locataire paie les provisions de charges. Il percevra éventuellement des remboursements de trop-perçu ou au contraire, régularisera les compléments. Le propriétaire est alors tenu de communiquer les pièces justificatives des charges à la demande des locataires.

Le décompte des charges

La régularisation des dépenses se réalise une fois par an. Le propriétaire remet alors aux locataires le décompte des diverses charges récupérables locatives. Il informe sur le mode de calcul des charges liées à l’eau chaude et au chauffage collectif. Le mode de répartition des charges doit être clarifié dans le document. Le bailleur est tenu de préciser à tous les locataires la clé de répartition des charges. En cas de copropriété, cette clé de répartition suit le règlement de copropriété.

Les pièces justificatives à consulter

Lorsque le contrat de bail stipule des charges locatives forfaitaires, le propriétaire n’a aucune justification des dépenses à rendre. En revanche, les charges au réel donnent droit aux locataires à vérifier les dépenses effectuées. Le bailleur doit alors présenter les pièces justificatives à la demande des locataires. Ces derniers peuvent consulter les factures ou les pièces comptables liées à leurs charges. Dans les six mois suivant l’envoi du décompte, la justification des dépenses facturées reste possible. Le syndic détient les pièces en cas de propriété. Si les locataires demandent à vérifier les pièces, les copropriétaires interviennent auprès des gestionnaires pour autoriser la justification.

Un locataire quitte les lieux

La régularisation des charges locatives s’effectue une fois par an. Le propriétaire attend généralement l’arrêté des comptes en fin d’exercice comptable pour les diverses régularisations. Parfois même, le bailleur ne finit pas de procéder au décompte en une année. Or, au cours de ces périodes, des locataires quittent l’habitation. Que faire dans ces cas ? Il est à rappeler que les locataires ont tous payé des dépôts de garantie. Ces dépôts doivent être restitués lorsque l’état des lieux ne s’est pas dégradé à la sortie des locataires. Une partie est conservée par le propriétaire lorsque des dégâts laissés par les locataires se constatent. Les dépôts de garantie servent également de caution pour la régularisation des charges locatives. Le propriétaire a le droit de garder le cinquième du dépôt en attendant la régularisation des charges.

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